Conditions generales

Article 1 - Objet

Les presentes Conditions Generales d'Utilisation (ci-apres "CGU") ont pour objet de definir les modalites et conditions d'utilisation de la plateforme KlapDoc (ci-apres "le Service"), editee par KlapDoc Intelligence, micro-entreprise dirigee par Jacques NGATSE OBALA (ci-apres "l'Editeur").

Le Service est une plateforme SaaS de gestion documentaire augmentee par l'intelligence artificielle, permettant l'analyse, la recherche semantique, la generation et la gestion de documents professionnels.

L'utilisation du Service implique l'acceptation pleine et entiere des presentes CGU. Si vous n'acceptez pas ces conditions, vous ne devez pas utiliser le Service.

Article 2 - Definitions

"Utilisateur" : toute personne physique ou morale ayant cree un compte sur la plateforme.
"Entreprise" : entite juridique a laquelle un ou plusieurs Utilisateurs sont rattaches dans le cadre d'un abonnement.
"Contenu" : tout document, fichier, donnee ou information televerse, genere ou stocke via le Service.
"IA" : les fonctionnalites d'intelligence artificielle integrees au Service (analyse, recherche RAG, generation).
"Siege" : place attribuee a un Utilisateur au sein de l'abonnement d'une Entreprise.

Article 3 - Inscription et compte

3.1. L'inscription au Service necessite la fourniture d'informations exactes et a jour. L'Utilisateur s'engage a maintenir ces informations actualisees.

3.2. Chaque Utilisateur est responsable de la confidentialite de ses identifiants de connexion. Toute utilisation du Service effectuee via son compte est presumee etre faite par l'Utilisateur lui-meme.

3.3. L'Editeur se reserve le droit de suspendre ou supprimer tout compte en cas de violation des presentes CGU, sans preavis ni indemnite.

3.4. L'Utilisateur peut a tout moment demander la suppression de son compte conformement a l'Article 10.

Article 4 - Description du Service

Le Service propose, selon l'abonnement souscrit :

Le stockage et la gestion de documents (PDF, Word, Excel, images).
La numerisation et l'extraction de donnees par OCR/IA.
La recherche semantique (RAG) dans la base documentaire.
La generation de documents assistes par IA.
L'acces via bot Telegram (selon abonnement).
La generation de rapports automatises.
L'acces API pour integration tierce (selon abonnement).
Le partage de documents au sein d'une equipe (visibilite "equipe") et le partage de dossiers entre collegues de la meme entreprise.
La detection automatique de donnees sensibles (PII) dans les documents televerses, conformement au RGPD et a l'IA Act.
L'export et la suppression de donnees personnelles en libre-service (page RGPD du compte).

L'Editeur se reserve le droit de faire evoluer les fonctionnalites du Service a tout moment.

Article 5 - Abonnements et paiement

5.1. Le Service est propose sous forme d'abonnements mensuels ou annuels, dont les tarifs sont affiches sur la page de tarification.

5.2. Les prix s'entendent hors taxes et sont susceptibles d'etre modifies. Toute modification sera notifiee 30 jours avant son application.

5.3. Le paiement s'effectue par carte bancaire via un prestataire de paiement securise (Stripe). L'Editeur n'a jamais acces aux donnees bancaires completes.

5.4. L'abonnement est reconduit tacitement sauf resiliation par l'Utilisateur avant la date d'echeance.

5.5. Quotas IA : chaque abonnement inclut un quota mensuel d'actions IA. En cas de depassement, les fonctionnalites IA sont desactivees jusqu'au renouvellement du quota.

5.6. Sieges : le nombre de sieges est limite selon l'abonnement. L'ajout de sieges supplementaires peut etre soumis a facturation additionnelle.

Article 6 - Propriete des contenus et visibilite

6.1. L'Utilisateur conserve l'integralite de ses droits de propriete intellectuelle sur les Contenus televerses sur le Service.

6.2. L'Editeur ne revendique aucun droit de propriete sur les Contenus de l'Utilisateur. Les documents ne sont jamais utilises pour entrainer des modeles d'IA.

6.3. L'Utilisateur accorde a l'Editeur une licence limitee, non exclusive, pour traiter les Contenus dans le seul but de fournir le Service (indexation, analyse, recherche).

6.4. Les documents generes par l'IA a la demande de l'Utilisateur sont la propriete de l'Utilisateur. L'Editeur ne conserve aucun droit sur ces generations.

6.5. Visibilite des documents : par defaut, chaque document televerse est en visibilite "personnelle" (accessible uniquement par son proprietaire). L'Utilisateur peut basculer un document en visibilite "equipe", le rendant accessible en lecture aux membres actifs de la meme Entreprise. Seul le proprietaire d'un document peut en modifier la visibilite, le modifier ou le supprimer.

6.6. Partage de dossiers : un Utilisateur peut partager un dossier avec des collegues de la meme Entreprise en leur attribuant un niveau d'acces (consultation, edition ou administration). Le partage peut etre assorti d'une date d'expiration. Aucun partage par lien public n'est possible.

Article 7 - Obligations de l'Utilisateur

L'Utilisateur s'engage a :

Utiliser le Service conformement a sa destination et aux lois en vigueur.
Ne pas televerser de contenus illicites, diffamatoires, ou portant atteinte aux droits de tiers.
Ne pas tenter de compromettre la securite ou l'integrite du Service.
Ne pas utiliser le Service pour du scraping, du data mining ou toute extraction automatisee non autorisee.
Ne pas partager ses identifiants de connexion avec des tiers.
Respecter les quotas et limitations de son abonnement.

Article 8 - Limitation de responsabilite

8.1. Le Service est fourni "en l'etat". L'Editeur s'efforce d'assurer la disponibilite du Service mais ne garantit pas un fonctionnement ininterrompu.

8.2. Concernant l'IA : les resultats generes par l'intelligence artificielle sont fournis a titre indicatif. L'Utilisateur est seul responsable de la verification et de l'utilisation des contenus generes. L'Editeur decline toute responsabilite quant a l'exactitude, la completude ou la pertinence des resultats IA.

8.3. L'Editeur ne saurait etre tenu responsable des dommages indirects, pertes de donnees, manque a gagner ou prejudice commercial resultant de l'utilisation du Service.

8.4. La responsabilite totale de l'Editeur est limitee au montant des sommes effectivement versees par l'Utilisateur au cours des 12 derniers mois.

8.5. L'Editeur n'est pas responsable des contenus televerses par les Utilisateurs ni de l'usage qu'ils en font.

Article 9 - Disponibilite et maintenance

9.1. L'Editeur s'engage a deployer ses meilleurs efforts pour assurer une disponibilite du Service de 99,5% hors maintenance programmee.

9.2. Les operations de maintenance pourront entrainer une interruption temporaire du Service. L'Utilisateur sera informe dans la mesure du possible.

9.3. L'Editeur se reserve le droit de modifier ou d'interrompre le Service pour des raisons techniques ou de securite, avec un preavis raisonnable.

Article 10 - Resiliation et suppression de compte

10.1. L'Utilisateur peut resilier son abonnement a tout moment depuis les parametres de son compte. La resiliation prend effet a la fin de la periode de facturation en cours.

10.2. En cas de violation des presentes CGU, l'Editeur peut suspendre ou resilier le compte de l'Utilisateur sans preavis.

10.3. A la resiliation, l'Utilisateur dispose d'un delai de 30 jours pour exporter ses donnees. Passe ce delai, les donnees seront definitivement supprimees.

10.4. Suppression self-service : l'Utilisateur peut demander la suppression de son compte depuis la page RGPD de son espace. Un delai de retractation de 24 heures est accorde, pendant lequel la demande peut etre annulee. Passe ce delai, la suppression est executee automatiquement (documents, embeddings, dossiers, historique) et le compte est anonymise.

10.5. Suppression par l'administrateur : l'administrateur d'une Entreprise peut initier la suppression du compte d'un membre de son equipe. Le compte est desactive immediatement et la suppression definitive est executee sans delai de retractation. L'administrateur ne peut pas supprimer son propre compte ni celui d'un autre administrateur par ce moyen.

10.6. Export prealable : avant toute suppression, l'Utilisateur peut demander un export de l'ensemble de ses donnees (profil, documents dechiffres, dossiers, historique) au format ZIP. Le lien de telechargement est valide 7 jours.

Article 11 - Fonctionnalite d'impersonation

11.1. Le Service dispose d'une fonctionnalite d'impersonation permettant aux administrateurs d'entreprise de visualiser le compte d'un utilisateur a des fins de support technique et debogage exclusivement.

11.2. Chaque session d'impersonation est :

Soumise a un motif obligatoire (minimum 5 caracteres).
Enregistree dans un journal d'audit horodate (administrateur, utilisateur cible, IP, user-agent, debut, fin).
En mode lecture seule : aucune modification de donnees n'est possible pendant une session d'impersonation.
Limitee aux utilisateurs de la meme entreprise (pas d'acces inter-entreprises).

11.3. Les journaux d'impersonation sont conserves conformement aux obligations RGPD et sont accessibles aux administrateurs via le panel d'administration.

Article 12 - Detection de donnees sensibles

12.1. Le Service detecte automatiquement la presence de donnees personnelles sensibles (PII) dans les documents televerses : numeros de securite sociale, IBAN, numeros de carte bancaire, donnees de sante, opinions politiques ou religieuses, et casier judiciaire.

12.2. Cette detection est effectuee a titre informatif pour alerter l'Utilisateur sur la nature des donnees contenues dans ses documents. Elle ne constitue pas un conseil juridique.

12.3. L'Utilisateur reste seul responsable du traitement des donnees sensibles presentes dans ses documents et du respect de la reglementation applicable (RGPD, IA Act).

Article 13 - Communications automatisees

13.1. Le Service peut envoyer des emails automatises lies au cycle de vie de l'Utilisateur : onboarding, conseils d'utilisation, rappels de fonctionnalites, alertes de quota.

13.2. Le contenu de ces emails peut etre personnalise par l'IA en fonction du profil d'utilisation de l'Utilisateur (secteur d'activite, besoins identifies), sans utiliser le contenu de ses documents.

13.3. L'Utilisateur peut se desinscrire de ces communications a tout moment depuis les parametres de son compte ou via le lien de desinscription present dans chaque email.

Article 14 - Droit applicable et litiges

12.1. Les presentes CGU sont regies par le droit francais.

12.2. En cas de litige, les parties s'engagent a rechercher une solution amiable prealablement a toute action judiciaire.

12.3. A defaut d'accord amiable, les tribunaux competents seront ceux du ressort du siege social de l'Editeur.

Article 15 - Modification des CGU

L'Editeur se reserve le droit de modifier les presentes CGU a tout moment. Les modifications entreront en vigueur 30 jours apres leur publication. La poursuite de l'utilisation du Service apres ce delai vaut acceptation des nouvelles conditions.